导读部分企业采用的是员工要求才会发放工资条的制度，所以每个月的发薪日，HR都会收到比往常更多的信息，索要工资条。今天就来学学如何1分钟利用邮件合并功能分发工资条....

部分企业采用的是员工要求才会发放工资条的制度，所以每个月的发薪日，HR都会收到比往常更多的信息，索要工资条。今天就来学学如何1分钟利用邮件合并功能分发工资条。

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邮件合并是WORD的一个很实用的功能。此功能可以利用WORD设计固定的格式，取特定的数据源（实际是数据库文件），按每条数据生成一份固定格式的WORD文件，例如工资条53个人，利用邮件合并功能可以自动生成53个含对应信息的53个WORD文件。同时结合OUTLOOK就可以实现将工资单的每条记录（当然是按人了）发到对应人的电子邮箱，这样既简单，保密性又好，可以解除很多朋友此类问题的烦恼。（经常在论坛上看到，工资条如何加密啊，如何只让每个人看到自己的信息等等.......实际上EXCEL不管如何加密，大家都有破解的强大动力，利用EXCEL加密功能处理此类问题可以说是不可取的.)

敲黑板，下边是重点，请认真做笔记：

step 1、启动WORD，新建文件，设计工资条通知的格式

例子是超精简的，大家看得明白就可以了：

您09年3月工资明细如下：

姓名：

应发：

实发：

step 2、打开数据源，如果找不到此菜单，就在WORD的菜单【工具---信函与邮件】勾选“显示邮件合并工具栏”

step 3、把工资条信息链接到WORD里

（1）打开数据源

点击“打开数据源”， 找到存放工资表EXCEL文件所在的文件夹，选取此文件，和工资表对应的表页，然后 “ 打开 ”；这样就建立了WORD的数据源的数据链接关系了；

（2）将工资的明细信息插入到对应的位置

点击“插入域” 分别选取 姓名、应发 、实发 插入到对应位置，效果如下：

您09年3月工资如下表：

姓名：?姓名?

应发：?应发?

实发：?实发?

或者是这种效果：一种是查看合并数据，如上表效果，是书名号括着字段，?姓名?；或者是按条查看信息，就是显示字段的值：如：姓名：姓名1；

您09年3月工资如下表：

姓名：姓名1

应发：111

实发：111

这时，可以看到标题栏看到WORD总共取了多少条记录，可以检查下，看取得数据源有没有问题。

这样数据链接就取好了，可以通过上面的条目框框，向前查，向后查，也可以查看某条具体的信息了。

step 4、发送邮件，点击“合并到电子邮件”

会出现一个对话框，填入收件人，选取EXCEL文件的邮箱地址（示例里是空的，实际运用时时需要先填好的），然后加上邮件标题，默认的全部记录，点发送，所有的记录就会按照邮箱地址分别发到各人的邮箱里了。

好了，这样就完成了。由于此功能是只发送了各人自己的信息，就不存在泄密问题了，实际操作可以说是很简单的。

特别注意：

WORD取值的小数位问题（借用purpledragoon的）：

（1）一般做工资条使用EXCEL的数据来源，汇总金额有时数值不整除，这时可用右键点击【数据】

（2）选择“切换域代码”显示：{ MERGEFIELD "工资" }，

（3）增加格式设置“ #0.00” 变更结果：{ MERGEFIELD "工资"#0.00 } （说明：小数值为两位）

（4）再次右键选择“切换域代码”返回数据显示，（说明：这时数据还没有变化）

（5）点邮件合并工具栏上下记录键变更一下，数据就根据设定改变了！